Khi nào thì cần điều tra nội bộ công ty

Có nhiều trường hợp có thể phát sinh trong quá trình vận hành công ty. Điều này yêu cầu quản lý để tiến hành những cuộc điều tra nội bộ. Điều quan trọng là quản lý nhận ra các tình huống có thể cần điều tra thêm và được chuẩn bị để tiến hành một cuộc điều tra như vậy. Một số lý do phổ biến để tiến hành điều tra bao gồm báo cáo hành vi phi đạo đức của nhân viên công ty gian lận hoặc nghi ngờ vi phạm quy định của pháp luật hoặc khiếu nại về hành vi sai trái của nhân viên từ hành vi trộm cắp đến quấy rối tình dục.

Một cuộc điều tra nội bộ cho phép một công ty thu thập thông tin trước khi nó bị phá hủy, bị mất, hoặc bỏ, để công ty có thể khắc phục vấn đề và sẵn sàng đáp ứng bất kỳ sự sa thải nào có thể xảy ra từ sự kiện này.

Nếu thông tin đã có trong miền công cộng do báo cáo phương tiện hoặc cuộc gọi từ cơ quan quản lý, thì công ty sẽ cần phản hồi nhanh nhất có thể. Tuy nhiên, nếu tình hình là kết quả của một khiếu nại của nhân viên hoặc nghi ngờ quản lý, thì vấn đề có thể được xử lý cố ý hơn và trong một khoảng thời gian dài hơn.

Mục tiêu chính của một cuộc điều tra nội bộ là để khám phá sự thật về hành vi trong một tổ chức, nhưng các cuộc điều tra có thể phục vụ nhiều mục đích trong thời gian khủng hoảng. Một cuộc điều tra có thể được sử dụng để ngăn chặn vi phạm liên tục, nhưng họ cũng có thể giúp một công ty chuẩn bị cho một vụ kiện tiềm năng hoặc thuyết phục một cơ quan chính phủ ngừng điều tra riêng của mình. Ngoài ra, các yêu cầu nội bộ hữu ích để cho các bên liên quan và bên thứ ba của công ty (tức là phương tiện truyền thông, ngân hàng, nhà đầu tư, nhà cung cấp) biết rằng công ty chủ động thực hiện các hành động để giải quyết vấn đề.

Trước khi bắt đầu điều tra, quản lý có thể gửi thông báo tới tất cả nhân viên và nhà thầu mà không có tài liệu hoặc thông tin nào của công ty bị hủy liên quan đến vấn đề đang được điều tra, để các thủ tục thông thường như xóa email bị hoãn. Công ty cũng sẽ muốn xác định chính xác những gì cần phải được điều tra và hướng tới kết quả cuối cùng. Điều này là quan trọng để đảm bảo rằng quản lý không xem xét một vấn đề quá hẹp, mà còn để tránh một tình huống tiến hành một cuộc điều tra rộng không cần thiết mà không giải quyết vấn đề ở bàn tay.

Điều tra có thể tốn kém, do đó, ngay từ đầu, công ty cũng nên xem xét chi phí liên quan để đảm bảo rằng lợi ích của cuộc điều tra không phải là không cân xứng với tiền và tài nguyên đang được chi tiêu.

Bước tiếp theo là để quản lý là để cùng nhau nhóm sẽ tiến hành điều tra thực tế. Độ tin cậy của cuộc điều tra sẽ phụ thuộc vào những người này, và hầu hết các công ty thường mang đến các bên thứ ba độc lập với tầm vóc và chuyên môn để làm việc với đội ngũ bên trong của công ty. Những người được chọn không nên kết nối với các vấn đề dưới bất kỳ hình thức nào và nên sẵn lòng và biết đến sự trung thực và chính trực của họ. Toàn bộ cuộc điều tra có thể bị tổn hại nếu công ty chọn một đội được xem là sẵn sàng bảo vệ công ty hơn là phát hiện ra các vấn đề tồn tại.

Các công ty nên tránh sử dụng luật sư, kế toán viên hoặc tư vấn viên thường xuyên của họ, những người có thể quan tâm nhiều hơn đến hành động trong quá khứ của họ hoặc vì sự tham gia trước đó của họ với công ty đã thiên vị về quan điểm của họ.

Tất nhiên điều tra sẽ khác nhau tùy thuộc vào bản chất của vấn đề, nhưng các cuộc điều tra thường liên quan đến việc xem xét kỹ lưỡng các tài liệu và thông tin liên lạc của công ty, các cuộc phỏng vấn với nhân viên, nhà thầu và nhà cung cấp của công ty. Có nhiều thủ tục được thiết lập liên quan đến bảo mật, thông báo cho nhân chứng và các tài liệu khác mà một điều tra viên có kinh nghiệm sẽ biết và thực hiện trong một cuộc điều tra được tiến hành đúng cách.

Sau khi điều tra hoàn tất, công ty sẽ cần đưa ra quyết định về những gì cần được tiết lộ và khi nào. Trong lịch sử, hầu hết các công ty tiến hành một cuộc điều tra làm như vậy với mục đích tiết lộ kết quả đầy đủ. Nhiều công ty đã có thể điều hướng thành công các vấn đề lớn bằng cách thẳng thắn và cung cấp đầy đủ thông tin về những gì họ đã phát hiện thông qua các cuộc điều tra nội bộ của họ.

CÔNG TY THÁM TỬ YUKI – DỊCH VỤ THÁM TỬ ĐIỀU TRA CHUYÊN NGHIỆP

error: Content is protected !!